イベントを時間通りに進めるのが重要なのは、それが「普通」だからだけではありません。あなたのクライアントの時間(と費用)がかかっているので尚更重要となります。しかし、参加者のポケットから流れる携帯の着信音から、進行上のテクニカルエラー、何らかの進行を妨げる要因は後から後から発生します。多くの時間と費用が無駄となるイベントの生産性低下には多様な要因があることを、イベントに出席したり、ご自身で開催したことのある人ならきっとよくご存じでしょう。 多少の時間のロスは避けられないものの(それについても以下に述べる通り前もって計画しておくべきではありますが)、時間の無駄を最小限に抑えるような会議のアプローチ法はいくつかあります。以下に、スムーズな進行を妨げる4つの大きな要因と、タイムロスを防ぐ方法をご紹介します。
イベントには目的が必要です。しかしいくら目的が素晴らしくても、達成するための手段があいまいなままでは、時間の無駄は防げないかしれません。例えばミーティングを開催する際、『フォーブス』の記事にあるように、口頭でも書類の形でも構わないので、冒頭にまず開催の目的を伝えるようにしてください。プログラムを始める前に目標を共有することで、全体の会議時間から17分も節約することにつながります。
加えて、すべての出席者があらかじめ明確なアジェンダを把握していることが大切です。このアジェンダも主催者であるあなたの手元にあるものと、参加者に配布する表向きのものとは少しだけことなります。進行を取り仕切るあなたの手元には、バッファ時間を組み込んだ、より詳細なアジェンダを用意しておく必要があるからです。ついつい時間がないからと切り詰めがちになりますが、イベント、議題、移動などの間に(あなたの休憩時間も含めて)5分間は取るようにすることをおすすめします。