あらゆる組織は周辺環境に影響を及ぼし、また影響を受けています。これは会議やイベントでも同じことです。イベントに関わるさまざまな組織や個人(参加者、スタッフ、サプライヤー、関連コミュニティなど)は、イベント企画運営におけるあらゆる判断に影響を及ぼし、また影響を受けています。こうした組織や個人が「ステークホルダー」です。ステークホルダーとの関係を良好に保つということは、すなわちイベントの計画段階でステークホルダーの視点を取り入れるということでもあります。彼らの考え方を理解することに充分な時間をかけることにより、ステークホルダーの要求やゴールを、イベントのゴール・目的とうまくすり合わせることができます。
プランナーとして活動するにあたっては、各種のステークホルダーと関わっていくことになります。イベントにおけるステークホルダーは"persons or organizations who areactively involved in the project or whose interests maybe positively or negatively affected by the performance orcompletion of the project"( PMBOK Guide, 2008, p.23)と定義されており、主催団体の内部・外部それぞれに存在する個人または団体であり、主催団体およびイベントに密接に関わる狭義のステークホルダーとしては従業員・イベントスタッフ、マネジメント層、サプライヤー、参加者、スポンサーなどが挙げられます。
さらに広義のステークホルダーとしては開催地域の自治体・地域コミュニティや地元企業など、経済波及効果やそれ以外の影響を受ける個人・団体も含まれます。各ステークホルダーはそれぞれの目的と役割・KPIを持っており、それゆえに必要とする情報もそれぞれ異なります。
こうしたステークホルダーとうまく連携するためには、プランナーはコンサルタントのような意識を持ってステークホルダーと接する必要があります。各ステークホルダーの持つ事情とニーズの把握に努め、イベントにおける意思決定プロセスにステークホルダーを巻き込んでいく必要があります。これを怠ると、「ふたを開けてみたら複数のステークホルダーの利害が対立していた」という事態になりかねません。それくらい、それぞれのステークホルダーは多様な事情を抱えています。
けれども、きちんとステークホルダーとの連携に気を配ることによって、たとえばスポンサー獲得や定着率の向上につなげることができます。主催団体の印象はより強いものとなり、その目的やビジネスを達成しやすくなります。ですからぜひ、プランナーはステークホルダーとの関係構築や維持のために、ふだんから充分な時間を割くようにしてください。
主催団体やイベント、外部委託状況によってステークホルダーの構成はさまざまですが、CICが典型例として挙げているものを表にまとめました。なお、ここでの内部ステークホルダーの役割は、実際にはプランナーが兼務しているものも多いです。